De ce formularele de înregistrare pe hârtie la evenimente vă costă clienți potențiali (și ce să folosiți în schimb)

Hârtia este cea mai ieftină și cea mai scumpă metodă de a capta clienți potențiali la evenimentul tău, dar și cea mai scumpă, ambele în același timp. Imprimarea unei foi de înscriere nu costă aproape nimic. Dar, până când cineva a descifrat scrisul de mână, a tastat rândurile într-o foaie de calcul și a trimis un e-mail unui potențial client care a plecat deja, acel formular „gratuit” a ars din cap singurul lucru pe care un eveniment ți-l oferă de fapt: un client potențial, gata să audă de la tine chiar acum.

Datele de contact stau pe un clipboard, apoi într-o geantă, apoi într-o coadă de introducere a datelor post-eveniment, până mult timp după ce potențialul client nu se mai gândește la tine. Majoritatea echipelor nu văd niciodată acest cost, deoarece nu apare niciodată ca un număr într-un buget. Apare ca lead-uri care se răcesc.

Acest articol analizează motivele pentru care formularele pe hârtie permit transmiterea de informații, de ce daunele sunt mai mari decât par și de ce formularele de captare a informațiilor potențiale bazate pe coduri QR pentru evenimente reprezintă alternativa potrivită.

Perspectiva pentru care ai plătit deja și ai pierdut-o

Majoritatea echipelor măsoară evenimentele în funcție de numărul de clienți potențiali colectați. Numărul de pe clipboard se simte ca un succes. Însă colectarea unui client potențial și convertirea unui client potențial sunt două lucruri diferite, iar diferența dintre ele este locul în care majoritatea bugetelor pentru evenimente dispar în liniște.

Un client potențial valorează doar dacă cineva îl contactează cât timp conversația este încă recentă. Formularele sunt colectate, conversațiile au loc, iar apoi datele stagnează într-un dosar sau într-o coadă de introducere a datelor. Până când cineva îl contactează, momentul care a făcut ca clientul potențial să fie valoros a trecut de obicei.

Deci, adevărata întrebare nu este „câte formulare am completat?”, ci „câți dintre acei oameni au primit răspuns de la noi cât timp încă își aminteau conversația?”. În cazul hârtiei, răspunsul sincer este de obicei „nu multe și nu rapide”.

Cât te costă de fapt hârtia

Formularele pe hârtie eșuează în moduri mărunte, obișnuite, care se adună la pierderi de venituri. Niciunul dintre ele nu pare dramatic pe moment. Tocmai de aceea sunt ușor de ignorat.

⚠ Viteză: clientul potențial cel mai fierbinte se răcește într-un folder

Momentul în care cineva completează un formular la standul tău este momentul în care este cel mai interesat. Tocmai a vorbit cu tine. Își amintește de ce îi pasă.

Cercetările privind viteza de urmărire sunt consistente și greu de contestat. A Studiu MIT și InsideSales.com din 2007 a constatat că șansele de a califica un client potențial scad de aproximativ 21 de ori atunci când primul contact are loc la 30 de minute în loc de 5. Și un Auditul Harvard Business Review din 2011 Din peste 2,000 de companii, s-a constatat că firmele au avut nevoie, în medie, de aproximativ 42 de ore pentru a răspunde unui client potențial, aproape un sfert dintre ele nerspunzând deloc. Aceste cifre se referă la clienții potențiali online, nu la evenimente specifice, dar lecția este directă: cu cât este mai mare decalajul dintre interes și urmărire, cu atât valoarea clientului potențial este mai mică.

Hârtia garantează că pierzi acea fereastră. Datele sunt blocate pe o pagină până când cineva le introduce manual, de obicei la câteva zile după încheierea evenimentului. Nu poți să iei legătura în cinci minute când datele de contact sunt încă într-o geantă la hotel.

⚠ Lizibilitate: scrisul de mână pe care nu îl poți citi este o pistă pe care nu o poți atinge

O cabină este gălăgioasă, aglomerată și grăbită. Oamenii mâzgălesc. Adresele de e-mail greșesc o literă. Numerele de telefon sunt neclare. Un singur caracter ilizibil într-un e-mail înseamnă că mesajul ulterioar este respins, iar acel potențial client pur și simplu a dispărut.

Ai plătit ca să câștigi interesul acelei persoane. Un stilou stricat și o suprafață tremurătoare au șters-o.

⚠ Introducere manuală: ore de lucru care întârzie fiecare urmărire

După eveniment, cineva trebuie să introducă fiecare formular într-o foaie de calcul sau într-un CRM. Pentru un spectacol aglomerat, asta înseamnă ore întregi de muncă plictisitoare și este pasul care va fi cel mai probabil amânat „săptămâna viitoare”.

Fiecare oră petrecută transcribând este o oră pe care potențialul client o petrece așteptând. Introducerea manuală introduce și propriile erori, astfel încât chiar și lead-urile pe care le puteți citi sunt corupte pe drumul spre sistemul dvs.

⚠ Context lipsă: un nume și o adresă de e-mail pe baza cărora reprezentanții tăi nu pot acționa

Un clipboard surprinde datele de contact. Rareori surprinde subiectul conversației. A întrebat această persoană despre prețuri? Compara furnizorii? Avea nevoie de un abonament pentru întreprinderi sau dorea să fie sunată înapoi săptămâna viitoare?

Acest context este cel care face ca urmărirea să fie relevantă. Fără el, chiar și un client potențial perfect lizibil primește același e-mail generic de tipul „mulțumesc pentru vizita la standul nostru” ca toți ceilalți, pe care potențialii clienți tind să îl ignore. Un reprezentant ar putea mâzgăli o notă pe margine, dar acele notițe sunt ușor de citit greșit mai târziu sau de pierdut complet. Detaliul care ar fi făcut urmărirea relevantă dispare între stand și birou.

⚠ Forme pierdute și orfane: clienți potențiali pe care nimeni nu îi deține

Hârtia dispare. Foile sunt lăsate pe mese, scăpate în timpul transportului sau amestecate cu broșuri. Iar formularele care supraviețuiesc ajung adesea fără proprietar. Fără nume atașat, fără reprezentant atribuit, doar un dosar comun despre care toată lumea presupune că se ocupă altcineva.

Un potențial client pe care nimeni nu îl deține este un potențial client pe care nimeni nu îl urmărește.

De ce este o problemă de venituri, nu una administrativă

Este tentant să clasificăm toate acestea la categoria „probleme administrative”. Nu este așa. Capturarea lentă și dezordonată schimbă cine câștigă tranzacția.

Aici se pune problema vitezei în context competitiv. Aceeași cercetare realizată de Harvard Business Review a constatat că firmele care au răspuns în decurs de o oră aveau mult mai multe șanse să ajungă la un client potențial și să îl califice decât cele care au așteptat chiar și puțin mai mult. La un eveniment, potențialul client a întâlnit o duzină de furnizori din categoria sa într-o singură după-amiază. Cel care ține primul legătura, cât timp conversația este proaspătă, dă tonul întregii relații.

Așadar, atunci când concurentul tău scanează un formular și trimite un e-mail personalizat de la stand, iar tu trimiți un mesaj generic patru zile mai târziu, după ce ai tastat clipboard-ul, nu ai pierdut doar timp. Ai pierdut poziție. Până atunci, mesajul tău pare o inițiativă rece pentru cineva care a început deja să vorbească cu altcineva.

Există și un al doilea cost. Nu poți măsura pe hârtie. Nu ai nicio evidență a firmei, a sesiunii sau a reprezentantului care a generat cel mai mult interes. Evenimentele rămân o cutie neagră, în timp ce fiecare canal digital pe care îl gestionezi este urmărit până la un dolar.

Ce să folosești în schimb

Soluția nu este să folosiți mai mult clipboard-ul. Ci să capturați digital lead-ul în momentul conversației, astfel încât datele să fie curate, deținute și gata de urmărire înainte ca prospectul să plece.

Există câteva opțiuni, și nu sunt egale:

• Scanere de insigne sunt rapide, dar ești limitat la datele codificate de organizator, adesea nu poți personaliza câmpurile și este posibil să aștepți zile întregi pentru a primi fișierul cu informații potențiale după spectacol.
• carti de vizita totuși creează o grămadă pe care trebuie să o transcrii, ceea ce te aduce înapoi în problema introducerii manuale.
• atingeri NFC funcționează bine pentru rețelele unu-la-unu, dar necesită hardware compatibil și o etichetă pentru fiecare punct de contact.
• Formulare de coduri QR Puneți un cod scanabil pe orice suprafață și deschideți un formular mobil pe propriul telefon al clientului. Fără aplicație, fără hardware, fără insignă specială.

Pentru majoritatea echipelor care organizează standuri, mese și sesiuni, formularele QR de captare a clienților potențiali pentru evenimente sunt opțiunea cea mai flexibilă și cu cea mai mică dificultate. Acestea funcționează pe un banner, un cartonaș pentru masă, o insignă sau un slide, iar potențialul client le completează în câteva secunde folosind dispozitivul deja în mână.

Cum se formează captura de clienți potențiali cu coduri QR pentru evenimente de fapt funcționează

Iată cum arată înlocuirea hârtiei în practică, folosind QRCodeChimp.

Creați un Formulați codul QR cu exact câmpurile care califică un client potențial pentru echipa ta: nume, e-mail, companie, domeniu de interes, orice ai nevoie. Plasează-l pe semnalistica standului, cartonașe de masă, șnururi și ecusoane pentru personal. Un client potențial îl scanează și completează formularul pe telefon în câteva secunde, fără clipboard și fără scris de mână de descifrat.

În momentul în care se depun, alerte SMS și e-mail în timp real Anunță-ți echipa. Un reprezentant poate contacta clientul în timp ce acesta este încă în fața sa sau înainte ca acesta să părăsească locația. Exact asta face imposibilă și hârtia cu o fereastră scurtă.

Deoarece formularul se conectează la sistemele dumneavoastră prin Integrări CRM, Zapier și API, fiecare client potențial ajunge în fluxul tău de clienți deja structurat și atribuit. Fără tastare post-eveniment, fără erori de transcriere, fără formulare orfane. Urmărirea poate începe la aceeași oră, nu în aceeași săptămână.

Codurile sunt dinamic, așadar, dacă observați o greșeală de scriere sau trebuie să redirecționați formularul către o altă campanie în timpul unui eveniment, îl actualizați fără a reimprima niciun banner. Codul imprimat rămâne același în timp ce destinația se schimbă.

Fiecare scanare alimentează și Google Analytics: câte persoane au scanat, când, unde și pe ce dispozitiv. Evenimentele tale produc în sfârșit același tip de date de atribuire ca și canalele tale online. Și pentru că poți genera un cod separat pentru fiecare plasare, poți pune unul pe bannerul standului, altul pe masa demonstrației, altul pe diapozitivul de încheiere al prezentării tale și altul pe cardul de feedback, apoi poți compara scanările pentru a vedea exact care punct de contact a stârnit interesul. Nu mai ghicești ce a funcționat și planifici următorul eveniment în funcție de ceea ce a funcționat de fapt.

Pentru crearea de rețele unu-la-unu, o carte de vizită digitală cu formular de captare a clienților potențiali încorporat permite reprezentanților tăi să își partajeze datele și să colecteze datele potențialilor clienți cu aceeași apăsare, astfel încât schimbul de contacte să se desfășoare în ambele sensuri, în loc să se bazeze pe un card care ajunge într-un sertar.

Formulare pe hârtie vs. formulare cu cod QR

Iată cum se compară cele două abordări în ceea ce privește ce contează la un eveniment:

Factor	Formulare de hârtie	Formulare de coduri QR
Timpul pentru a captura	Lent, scris de mână	Secunde, pe telefonul potențialului client
Viteză de urmărire	Zile, după introducerea manuală	Minute, cu alerte în timp real
Precizia datelor	Erori și scris de mână ilizibil	Câmpuri curate și structurate
Proprietatea clienților potențiali	Adesea neatribuit	Dirijate și atribuite automat
atribuire	Nici unul	Scanări, locație, dispozitiv și oră
Corectarea unei greșeli	Reimprimați totul	Actualizați instantaneu codul dinamic
Costul pe client	Pare gratuit, dar pierde venituri	Scăzut, cu mult mai puține deșeuri

Când hârtia își mai are locul

Nimic din toate acestea nu înseamnă că trebuie să interzici complet hârtia. Este o rezervă rezonabilă pentru momentele în care formatul digital nu poate fi acoperit: conexiunea Wi-Fi inegală a locației, un participant care nu se simte confortabil folosind telefonul sau o nevoie de accesibilitate care necesită o alternativă. Este înțelept să ai un clipboard la stand pentru aceste cazuri.

Ideea este care dintre ele este implicită. Hârtia ar trebui să fie excepția la care apelezi ocazional, nu sistemul de care depinde întreaga ta activitate ulterioară. Fă din captura digitală principalul flux de lucru și lasă hârtia să stea liniștită deoparte.

Nu mai plăti pentru clienți potențiali pe care nu îi urmărești niciodată

Formularele pe hârtie nu eșuează zgomotos. Eșuează discret, câte un client potențial pe rând, mult timp după ce evenimentul s-a încheiat, iar costul este imposibil de urmărit. Standul, deplasările, orele de lucru ale personalului, toate sunt irosite pe un potențial client care a completat un formular și nu a mai primit nicio veste de la tine.

Captura digitală elimină acest decalaj. Transformă o conversație într-un client potențial curat, deținut și urmăribil, în timp ce interesul este încă viu, și oferă echipei tale singurul lucru pe care hârtia nu l-a putut face niciodată: viteza de a urmări mai întâi.

Întrebări frecvente