Cărți de vizită digitale bazate pe aprobare: un flux de lucru mai inteligent pentru echipele de resurse umane

Echipele de resurse umane trebuie adesea să emită cărți de vizită digitale pentru anumite grupuri de angajați. Echipele de vânzări au nevoie de ele. Recrutorii au nevoie de ele. Conducerea are nevoie de ele. Dar mulți alți angajați nu au nevoie de ele.

Provocarea este simplăCum creezi cărți de vizită digitale pentru angajați selectați fără a le proiecta manual pe fiecare în parte sau a permite crearea de versiuni neautorizate?

QRCodeChimp deja accepta crearea de cărți de vizită digitale individuale și în vrac. Însă multe organizații își doreau un proces mai controlat în care angajații își trimit datele prin intermediul unui formular, iar departamentul de resurse umane aprobă solicitarea înainte de generarea unui card.

Exact asta oferă noul flux de lucru pentru cărți de vizită digitale bazat pe aprobare. Iată cum funcționează această actualizare și cum ajută echipele de resurse umane să creeze cărți de vizită la scară largă, cu un control și o eficiență sporite.

Provocarea: Angajații au nevoie de carduri, iar departamentul de resurse umane are nevoie de supraveghere

Să analizăm câteva probleme cu care se pot confrunta echipele de resurse umane atunci când creează cărți de vizită digitale pentru angajați la scară largă. 

Niciun proces simplificat de solicitare și aprobare pentru cardurile digitale

Multe organizații își doresc cărți de vizită digitale doar pentru anumiți angajați. Însă, fără un sistem adecvat de solicitare, departamentul de resurse umane ajunge să creeze cărți de vizită manual sau să gestioneze foi de calcul dispersate. Echipele de resurse umane au nevoie de o modalitate simplă prin care angajații să își poată trimite datele și de un proces structurat pentru a aproba solicitările înainte de crearea unei cărți de vizită.

Inconsecvență în domenii, design și branding

Dacă angajații își creează independent propriile cărți de vizită digitale, este posibil să utilizeze machete, culori sau structuri diferite. Rezultatul este reprezentat de versiuni conflictuale ale mărcii, ceea ce creează o experiență confuză pentru clienți, parteneri și oricine interacționează cu echipa dumneavoastră.

Urmărirea tuturor cardurilor digitale

Pe măsură ce organizația crește, urmărirea cardurilor fiecărui angajat devine mai dificilă. Monitorizarea manuală este predispusă la erori omise, carduri duplicate și informații învechite care pot avea un impact negativ asupra companiei.

Numai dacă ar exista un proces simplificat pentru aprobarea cererilor de creare, nu-i așa?

Continuă să citești, pentru că exact asta îți permite această actualizare. 🤩

Soluție: QRCodeChimpFluxul de lucru pentru cărți de vizită digitale bazate pe aprobare

QRCodeChimp vă permite să creați fluxuri de lucru bazate pe aprobare pentru cărți de vizită digitale. 

Începi prin a crea un lot în bloc care servește drept șablon principal, apoi generezi un formular din acesta. Angajații își trimit datele prin intermediul acestui formular, iar tu alegi dacă cardurile lor sunt create instantaneu sau numai după aprobarea departamentului de resurse umane. 

Acest lucru oferă angajaților o modalitate simplă de a solicita carduri, păstrând în același timp controlul deplin în mâinile departamentului de resurse umane.

Să analizăm principalele aspecte ale acestei noi funcții:

• Angajații își transmit datele prin intermediul unui formular structurat.
• Departamentul de Resurse Umane poate aproba sau respinge cererile înainte de crearea unui card.
• Păstrați câmpurile consecvente pentru toate cardurile.
• Fiecare card creat rămâne organizat în interiorul unui cod QR în bloc. 
• Întregul sistem se scalează ușor, chiar și pentru echipe mari.

Cum este benefic pentru personalul de resurse umane și cum le reduce cheltuielile generale?

Acest flux de lucru reduce semnificativ efortul manual pentru departamentul de resurse umane, menținând în același timp întregul proces structurat și controlat. În loc să urmărească cine are nevoie de o carte de vizită digitală și să o creeze manual pe fiecare în parte, angajații își trimit propriile detalii printr-un formular simplu ori de câte ori au nevoie de o carte.

Departamentul de Resurse Umane nu mai trebuie să mențină liste, să urmărească e-mailurile sau să gestioneze solicitări dispersate. Dacă aprobările sunt activate, departamentul de Resurse Umane pur și simplu revizuiește solicitarea și o aprobă. Odată aprobată, cartea de vizită digitală este creată automat folosind șablonul predefinit și partajată cu angajatul.

Această abordare menține toate cardurile consecvente și conforme, permițând în același timp angajaților să genereze carduri la cerere. HR menține o supraveghere completă fără micromanagement, ceea ce face ca sistemul să fie ușor de scalat chiar și pe măsură ce echipele cresc sau rolurile se schimbă frecvent.

Prin transferarea creării cardurilor către angajați și limitarea rolului departamentului de resurse umane la simple aprobări, acest flux de lucru reduce semnificativ volumul de muncă al departamentului de resurse umane și cheltuielile administrative continue.

Pas cu pas: Cum se configurează fluxuri de lucru bazate pe aprobare pentru crearea de cărți de vizită digitale

Configurarea unui flux de lucru bazat pe aprobare pentru crearea de cărți de vizită digitale este mai ușoară decât crezi. Trebuie doar să urmezi acești pași simpli pentru a începe.

Pasul 1: Creați structura pentru cărțile dvs. de vizită digitale

În acest pas, veți crea o structură digitală pentru cărți de vizită, care va fi urmată pentru toate cărțile digitale create de angajații dvs. Gândiți-vă la aceasta ca la un șablon principal. 

1.1 Du-te la Carte de vizită digitală soluție și activați încărcarea în bloc. 

1.2 În fila Conținut, creați și gestionați structura cărților de vizită digitale adăugând, eliminând sau rearanjând câmpuri în funcție de cerințele și preferințele de design.

1.3 Salvați lotul de coduri QR în vrac. 

Pasul 2: Creați un formular cu câmpuri digitale pentru cărți de vizită

După ce ați economisit volumul, mergeți la Formular soluție de cod QR și urmați acești pași. 

2.1 Alegeți codul paginii (URL-ul) și designul formularului.

2.2 Adăugați câmpurile formularului. Asigurați-vă că aceste câmpuri corespund cu cele pe care le-ați adăugat la structura cărții de vizită digitale. 

2.3 Activați opțiunea „Activați crearea paginii de destinație la trimiterea formularului”. 

2.4 Setați tipul de pagină de destinație la Cărți de vizită digitale, selectați conținutul în bloc pe care l-ați salvat recent în pasul anterior. 

2.5 Faceți clic pe „Deschideți fereastra de mapare a câmpurilor” și mapați câmpurile formularului cu câmpurile cărții de vizită digitale. 

2.6 Alegeți dacă doriți ca cărțile de vizită digitale să fie create imediat după trimiterea formularului sau după aprobarea manuală din partea dvs. 

2.7 Salvați codul QR al formularului și partajați adresa URL cu angajații dvs. 

Pasul 3: Aprobați crearea cărților de vizită digitale

3.1 În secțiunea „Alegeți când ar trebui creată pagina de destinație”, selectați „După aprobarea manuală a răspunsurilor la formular trimise”.

3.2 Accesați „Răspunsuri la formular” și identificați formularul corect folosind „Nume formular” pe care le-ați introdus în timpul creării. Faceți clic pe „Vizualizați răspunsurile” pentru a vizualiza toate trimiterile, apoi Aproba or Respinge ele după cum este necesar.

3.3 Pentru a primi notificări prin e-mail atunci când cineva trimite un formular, activați opțiunea „Trimiteți notificare prin e-mail pentru solicitare de aprobare” și adăugați ID-ul de e-mail pe care doriți să primiți e-mailurile. 

După ce aprobați solicitarea, cartea de vizită digitală este trimisă titularului cardului respectiv prin e-mail. Înregistrarea pentru fiecare card nou creat este adăugată în foaia de înregistrare în bloc, permițându-vă să gestionați totul dintr-un singur loc.

Cu acest flux de lucru, departamentul de resurse umane nu trebuie să gestioneze proactiv crearea cardurilor. Angajații solicită cărți de vizită digitale doar atunci când este nevoie, iar departamentul de resurse umane pur și simplu le aprobă. Acest lucru elimină urmărirea manuală și reduce munca administrativă continuă.

Beneficiile cărților de vizită digitale bazate pe aprobare pentru managerii de resurse umane

Un flux de lucru bazat pe aprobări oferă echipelor de resurse umane structura de care au nevoie, menținând în același timp procesul ușor pentru angajați. Iată principalele avantaje.

✅ Creare carduri pe baza cererii și aprobării (cu efort minim de resurse umane)

Angajații își pot trimite datele prin intermediul unui formular simplu, iar departamentul de resurse umane poate aproba fiecare solicitare înainte de generarea unei cărți de vizită digitale. Acest lucru garantează că doar angajații potriviți primesc cărți de vizită, fără urmărire manuală sau informații dispersate.

Departamentul de resurse umane nu mai trebuie să urmărească cine are nevoie de un card sau să creeze manual unul. Angajații inițiază cererile, iar departamentul de resurse umane pur și simplu le aprobă, reducând volumul de muncă zilnic.

🎨 Mențineți consecvența în design, structură și câmpuri pentru carduri

Fiecare card respectă același aspect și stil de brand. HR stabilește șablonul o singură dată, iar fiecare card de angajat rămâne aliniat la standardele companiei.

⚠️ Supravegheați crearea cardurilor și reduceți riscul de utilizare abuzivă

Departamentul de Resurse Umane verifică fiecare solicitare înainte de crearea unui card, prevenind publicarea informațiilor neautorizate sau incorecte.

💻 Gestionează toate cărțile de vizită digitale create într-un singur loc

Toate cardurile rămân conectate la același lot în bloc. Departamentul de resurse umane le poate vizualiza, filtra și gestiona dintr-o singură foaie de calcul, fără a sorta e-mailuri sau fișiere împrăștiate.

💼 Permiteți o integrare mai rapidă pentru noii angajați

Noii angajați completează formularul, iar departamentul de resurse umane le aprobă rapid cardul. Fără muncă manuală de proiectare, fără întârzieri și fără inconsecvențe.

Învelire

Fluxurile de lucru bazate pe aprobări reduc volumul de muncă în domeniul resurselor umane prin eliminarea creării manuale a cardurilor, a urmăririlor și a controlului asupra acestora. Angajații solicită carduri printr-un formular simplu, iar departamentul de resurse umane le examinează și le aprobă, menținând în același timp controlul complet.

Această actualizare oferă echipelor de resurse umane un sistem mai curat și mai fiabil pentru crearea și gestionarea cardurilor angajaților la scară largă. Previne utilizarea necorespunzătoare, reduce erorile și menține identitatea companiei pe fiecare card.

Întrebări frecvente